Je kent het wel. Er komt een belangrijke brief binnen. Deze wordt vervolgens in een laatje of kastje met andere belangrijke brieven gelegd. Wanneer je na enige tijd die brief weer nodig hebt, kom je plotseling tot de conclusie dat je het nergens meer kunt vinden. Klinkt dit bekend? Dan wordt het hoog tijd om daar verandering in te brengen!
En nee, het is echt niet altijd gemakkelijk om de privé administratie op orde te houden. Rekeningen die nooit geopend worden, brieven die rondslingeren of zelfs weggegooid worden en verfrommelde bonnetjes die ooit gedeclareerd moeten worden. Geen wonder dat je nooit kunt vinden wat je nodig hebt. Gelukkig zijn er verschillende manieren om de administratie voor eens en voor altijd goed te ordenen en ook zo te houden. Maar hoe ruim je administratie thuis netjes op? Wat heb je hiervoor nodig?
Haal de juiste benodigdheden in huis
Voor het ordenen van de administratie is het allereerst belangrijk dat je ook over de juiste middelen beschikt. Denk aan een kast voor het bergen van ordners, een archiefla met hangmappen en ga zo maar door. Allemaal dingen die het gemakkelijker maken om dingen terug te vinden én netjes op te bergen.
Bedenk ook goed dat veel belangrijke berichten tegenwoordig ook per mail worden verzonden. Daarom is het ook verstandig om een printer aan te schaffen. Op die manier kun je dergelijke belangrijke berichten ook uitprinten en in je eigen archief plaatsen. Zo zal zelfs een kwijtgeraakte mail geen problemen opleveren. Koop naast de printer ook een voorraad brother printer toner, zodat je nooit misgrijpt en altijd in staat bent om direct actie te ondernemen. Zo kan je ook niets meer vergeten.
Ruim op
Het is onmogelijk om overzicht te krijgen als het nog één grote rommel is. Begin daarom met het opruimen van het bureau, laatje of kastje waar op dit moment alle administratie ligt. Neem alle papieren goed door en maak stapels met dingen die weggegooid kunnen worden, twijfelgevallen en dingen die absoluut bewaard moeten worden. Dit kost een beetje tijd, maar het is het absoluut waard om orde in de chaos te scheppen. Haal alles weg wat niet essentieel is en begin vervolgens met het opbergen van de spullen die wél bewaard moeten worden.
Het is slim om met jaartallen te werken. Sorteer alle brieven uit hetzelfde jaartal bij elkaar. Deze kunnen vervolgens weer in één map of achter een tabblad worden bewaard. Handig wanneer je na enkele jaren die ene brief probeert te vinden. Je hoeft dan enkel het juiste jaartal op te zoeken en de brief ligt voor het grijpen.
Voorkomen dat het ooit weer een rommel wordt
Als het eenmaal opgeruimd is, wil je dit natuurlijk graag zo houden. Weet je echter van jezelf of andere gezinsleden dat je niet altijd zin hebt om de binnengekomen spullen direct op te bergen? Plaats dan een brievenbak op een toegankelijke plek. Hier kan alle post in bewaard worden en vervolgens plan je één moment in de week waarop je alles uitzoekt en netjes opbergt.